Gevoelige data is overal. Denk aan klantgegevens, financiële cijfers of contracten. Je wilt niet dat deze informatie zomaar in verkeerde handen valt. Gelukkig is er Microsoft Purview. Maar wat is het precies? En hoe helpt het jou om gevoelige data te beschermen? In deze blog leg ik het uit. Simpel, helder en stap voor stap.

Wat is Microsoft Purview?

Microsoft Purview is een tool die je helpt om data veilig te beheren. Het zorgt ervoor dat je weet waar je gevoelige informatie staat en wie er toegang toe heeft. Zo kun je regels instellen om die informatie te beschermen. Het werkt naadloos samen met andere Microsoft-apps, zoals Word, Excel en Outlook.

Stap 1: Gevoelige data vinden

Voordat je data kunt beschermen, moet je weten waar het is. Purview heeft een handige functie: Gevoelige informatie typen. Hiermee kan Purview automatisch zoeken naar bijvoorbeeld:

• BSN-nummers
• Creditcardgegevens
• Medische informatie

Purview scant je bestanden en e-mails op dit soort gegevens. Zo krijg je een duidelijk overzicht.

Stap 2: Labels in Microsoft Purview maken en toepassen

Met Microsoft Purview kun je labels maken. Een label is als een stempel. Je plakt het op een document of e-mail om aan te geven hoe gevoelig de informatie is. Denk bijvoorbeeld aan:

• Openbaar: Iedereen mag dit zien.
• Intern: Alleen voor collega’s.
• Geheim: Alleen voor bepaalde personen.

Deze labels kun je automatisch of handmatig toepassen. Automatisch werkt bijvoorbeeld als Purview een creditcardnummer detecteert. Het label “Geheim” wordt dan meteen toegevoegd.

Stap 3: Toegang beheren in Microsoft Purview

Niet iedereen hoeft alle data te zien. Met Purview kun je bepalen wie toegang krijgt. Dit heet Toegangsbeheer. Bijvoorbeeld:

• Alleen managers mogen contracten inzien.
• Het financiële team mag bij budgetcijfers.
• Medewerkers mogen klantgegevens niet delen buiten de organisatie.

Dit stel je eenvoudig in met Microsoft 365-beleid.

Stap 4: Data versleutelen

Versleuteling is een belangrijk onderdeel van beveiliging. Het maakt data onleesbaar voor mensen die geen toegang hebben. Microsoft Purview gebruikt automatische versleuteling als een label aangeeft dat data gevoelig is. Zo blijft je informatie veilig, zelfs als iemand het probeert te stelen.

Stap 5: Activiteiten monitoren

Met Purview kun je zien wie toegang heeft gehad tot welke data. Dit helpt je om verdachte activiteiten snel op te sporen. Bijvoorbeeld:

• Iemand probeert gevoelige data te kopiëren.
• Een extern apparaat probeert toegang te krijgen.

Je krijgt meldingen als er iets verdachts gebeurt. Zo kun je snel actie ondernemen.

Tips voor beginners

• Begin klein: Scan eerst een paar mappen of e-mails.
• Werk samen: Betrek je IT-afdeling of een collega met meer ervaring.
• Blijf leren: Microsoft biedt gratis trainingen en video’s over Purview.

Veelgestelde vragen

1. Kan ik Purview ook buiten Microsoft 365 gebruiken?
Ja, Purview kan ook andere systemen en databronnen scannen, zoals on-premises servers en cloudopslag.

2. Hoe weet ik welke data extra beveiliging nodig heeft?
Purview gebruikt ingebouwde AI om gevoelige informatie te herkennen en prioriteiten te stellen.

3. Wat kost Microsoft Purview?
De kosten hangen af van je licentie. Controleer je Microsoft-abonnement voor details.

Conclusie

Microsoft Purview is een krachtige tool om gevoelige data te beschermen. Het helpt je om overzicht te houden, regels in te stellen en risico’s te verkleinen. Het lijkt misschien ingewikkeld, maar met kleine stappen kom je al een heel eind. Probeer het eens uit en ontdek hoe eenvoudig het kan zijn om je data veilig te houden!