Microsoft Teams stelt tot op een zekere hoogte jouw profielstatus automatisch in. Dit gebeurd op basis van jouw agenda in Outlook. Ben jij bijvoorbeeld in een vergadering? Dan ziet Microsoft Teams dat en zet jouw profielstatus op ‘Bezet’ (het rode bolletje).

Deze profielstatus kan jij altijd zelf nog wijzigen. Mocht je bijvoorbeeld een vergadering in je agenda hebben staan welke niet doorging, dan kan je zelf je profielstatus wijzigen naar ‘Beschikbaar’ (het groene bolletje). Zodra je weer iets in je agenda hebt staan, pakt Microsoft Teams je profielstatus automatisch weer over.

Naar aanleiding van de status van een collega, dien jij de beslissing te maken of je contact met diegene kan opnemen. Alle verschillende statussen worden hieronder uitgelegd.

Let op: het is niet de bedoeling dat je eerst de status van iemand dient op te zoeken, alvorens je contact mag opnemen. De status van Microsoft Teams is ervoor bedoeld dat je erop kan activeren, indien je de status ziet staan.

Beschikbaar

Als je niet in een vergadering zit en je hebt de applicatie Microsoft Teams geopend, staat je status automatisch op ‘Beschikbaar’. Deze status houdt in dat je beschikbaar bent om een telefoongesprek aan te nemen en binnen aanzienlijke tijd kan reageren op de chatberichten van collega’s.

Indien je jouw Outlook agenda gebruikt als takenlijst, dan zal je de taken moeten aanmaken als beschikbaar. Hiermee zorg je ervoor dat je niet op ‘Bezet’ komt te staan, terwijl je niet bezet bent. Je kan er hierbij ook voor kiezen om je status continu te wijzigen.

Bezet

Je profiel status zal automatisch op ‘Bezet’ komen te staan op het moment dat je in een meeting zit die in Outlook of Teams staat. Verder staat je status ook op Bezet als je aan het bellen bent via Microsoft Teams. Zodra de vergadering is afgelopen, wordt je status automatisch veranderd naar ‘Beschikbaar’.

Indien een collega op de status ‘Bezet’ staat, dien je diegene niet te bellen. Diegene kan immers je telefoongesprek niet aannemen. Je kan erop wachten tot diegene weer op de status ‘Beschikbaar’ staat of je kunt een chatbericht versturen met het verzoek of de collega jou kan bellen na zijn of haar vergadering.

Niet storen

De status niet storen wordt automatisch aan je toegekend op het moment dat je jouw scherm aan het delen bent via Microsoft Teams. Deze status zorgt ervoor dat je geen meldingen, welke gegenereerd worden uit Microsoft Teams, op je beeldscherm verschijnen. Enkel een urgent bericht zal zich weergeven op je scherm.

Als je een moment hebt waarop je je wilt concentreren op je werkzaamheden, dan heb je de mogelijkheid om je status op ‘Niet storen’ te zetten. Zodra je klaar bent met je moment van focus, zet je je status weer op ‘Beschikbaar’.

Op het moment dat je ziet dat een collega de status ‘Niet storen’ heeft, dan dien je diegene niet te bellen of een chatbericht te sturen. Indien het om een urgent bericht gaat dat diezelfde dag nog opgelost dient te worden, kan je diegene (ondanks zijn of haar status) bellen. Mocht er niet opgenomen worden, dan gebruik je een urgent bericht met de tekst “Zou je mij zo snel mogelijk kunnen terugbellen?”.

Zo terug en afwezig

Als je je laptop lockt of dicht klapt, krijg je automatisch de status ‘Zo terug’ of ‘Afwezig’. Deze status gaat direct naar een andere status zodra je weer actief bent op je laptop. De status ‘Zo terug’ kan je ook zelf handmatig instellen en is bedoeld voor momenten zoals wanneer je gaat lunchen. Deze status hoeft niet te worden ingesteld als je drinken gaat halen, naar het toilet moet, o.i.d.

Je kan iemand die de status ‘Zo terug’ heeft niet bereiken, omdat diegene niet aanwezig is achter zijn/haar laptop. Wacht hierom met contact opnemen of stuur een chatbericht met een terugbel verzoek.

Offline en niet aanwezig

De status ‘Offline’ en ‘niet aanwezig’ zijn statussen die aangeven dat de medewerker niet aanwezig is op kantoor die dag of niet is ingelogd op zijn of haar laptop. Je kunt diegene dus niet via Microsoft Teams bereiken. Laat een chatbericht achter met het verzoek om terug te bellen als het niet urgent is. Indien het urgent is kan je altijd diegene proberen te bellen middels je telefoon en dus niet Microsoft Teams.

Zo wijzig jij jouw profielstatus

1. Open de Microsoft Teams applicatie op je laptop of computer.
2. Klik met je muis op jouw profiel. Je ziet nu onderstaande opties verschijnen op je scherm.

3. Ga met je muis naar de eerste optie die je krijgt, maar klik er niet op. Het keuzemenu van verschillende statussen worden namelijk al gelijk zichtbaar.

4. Klik hier op een van de statussen die je op dat moment wilt. Die status wordt gelijk van toepassing.

Liever even zien hoe het werkt? Bekijk de video hieronder.