Wetgeving en beleid veranderen continu. Voor organisaties is het een uitdaging om aan alle regels te voldoen en processen soepel te laten verlopen. Gelukkig biedt Microsoft een aantal krachtige tools die je hierbij helpen. In deze uitgebreide blog bespreken we de beste tools voor wetgeving en beleid en geven we praktische tips om ze optimaal te benutten.
Waarom Microsoft tools gebruiken?
Microsoft biedt oplossingen die schaalbaar, gebruiksvriendelijk en perfect geïntegreerd zijn met andere toepassingen. Dit maakt het makkelijker om compliance te beheren, risico’s te verkleinen en efficiënter te werken. Laten we de belangrijkste tools bekijken.
1. Microsoft Purview: Voor compliance en risicobeheer
Microsoft Purview is speciaal ontworpen om organisaties te helpen voldoen aan wet- en regelgeving. Het biedt functies zoals:
- Gegevensclassificatie: Identificeer en label gevoelige gegevens zoals persoonsgegevens of financiële documenten.
- Compliance Manager: Beoordeel je huidige naleving van wetgeving en krijg aanbevelingen om te verbeteren.
- Data Lifecycle Management: Stel regels in voor hoe lang gegevens bewaard blijven en wanneer ze verwijderd worden.
Praktische tip: Begin met de Compliance Manager. Deze tool biedt kant-en-klare sjablonen voor regelgeving zoals de AVG of GDPR, waardoor je direct kunt starten met een compliance-assessment.
2. Microsoft Teams: Voor samenwerking en documentbeheer
Teams is een krachtige tool voor samenwerkingen binnen organisaties. Voor wetgeving en beleid kun je Teams gebruiken om:
- Beleidsdocumenten te delen en bewerken.
- Projectgroepen te maken voor specifieke regelgeving.
- Vergaderingen te organiseren en besluiten vast te leggen.
Praktische tip: Maak een “Compliance Team” aan in Microsoft Teams. Gebruik de tabbladen om relevante bestanden, deadlines en vergaderingen bij te houden.
3. Microsoft SharePoint: Voor documentbeheer
SharePoint is ideaal voor het beheren van beleidsdocumenten. Het biedt:
- Documentversiebeheer: Houd bij wie wat heeft aangepast.
- Toegangsbeheer: Zorg dat alleen bevoegde personen gevoelige informatie kunnen zien.
- Automatisering: Automatiseer workflows, zoals goedkeuring van beleidswijzigingen.
Praktische tip: Maak een gecentraliseerde beleidsbibliotheek aan. Gebruik metadata om documenten te categoriseren op onderwerp of wetgeving.
4. Microsoft Power Automate: Voor procesautomatisering
Met Power Automate kun je workflows automatiseren om efficiëntie te verhogen en fouten te verminderen. Denk aan:
- Automatische meldingen bij updates in wetgeving.
- Goedkeuringsprocessen voor nieuwe beleidsdocumenten.
- Herinneringen voor deadlines, zoals audits of rapportages.
Praktische tip: Stel een workflow in waarbij je automatisch een melding ontvangt als een compliancecheck is afgerond.
5. Microsoft Power BI: Voor rapportage en analyses
Met Power BI kun je data omzetten in visuele rapporten. Dit is nuttig voor:
- Inzicht in compliance-voortgang.
- Risico’analyse op basis van auditresultaten.
- Rapporteren aan belanghebbenden of toezichthouders.
Praktische tip: Gebruik de Compliance Manager-data in Power BI om een overzichtelijk dashboard te maken van je nalevingsstatus.
6. Microsoft Viva: Voor bewustwording en training
Microsoft Viva helpt bij het verhogen van bewustwording rond wet- en regelgeving binnen je organisatie. Viva biedt:
- Trainingmodules: Creëer en deel trainingen over compliance en beleid.
- Inzicht in gedrag: Meet hoe goed medewerkers compliancebeleid begrijpen en toepassen.
- Communicatie: Deel updates en reminders over wet- en regelgeving.
Praktische tip: Gebruik Viva Learning om verplichte trainingen over wetgeving te lanceren en de voortgang bij te houden.
Hoe integreer je deze tools?
Microsoft-tools werken het beste als je ze integreert. Hier is een voorbeeld:
- Compliance Team in Teams: Gebruik dit als centraal punt voor samenwerking.
- Documentbeheer in SharePoint: Bewaar beleidsdocumenten en geef toegang via Teams.
- Automatisering met Power Automate: Stel workflows in om goedkeuringsprocessen te versnellen.
- Rapportage met Power BI: Houd toezicht op naleving en deel dashboards in Teams.
Conclusie
Met de juiste Microsoft-tools kun je wetgeving en beleid eenvoudiger en efficiënter beheren. Of je nu beleid opstelt, audits uitvoert of medewerkers traint, er is altijd een tool die je kan ondersteunen. Begin met een kleine stap, zoals het inrichten van een Compliance Team in Microsoft Teams, en breid dit langzaam uit. Succes!
