Het instellen van automatische e-mailbevestigingen en herinneringen is een belangrijke functie in Microsoft Bookings om klanten op de hoogte te houden van hun geplande afspraken en medewerkers te herinneren aan aankomende boekingen. Door gebruik te maken van automatische e-mailmeldingen kun je de klanttevredenheid verbeteren en voorkomen dat afspraken worden gemist. Deze instructie biedt een stapsgewijze handleiding om automatische e-mailbevestigingen en herinneringen in te stellen voor zowel klanten als medewerkers in Microsoft Bookings.

Stap 1: Inloggen op Microsoft Bookings

• Ga naar de Microsoft Bookings-website en log in met de juiste referenties voor jouw organisatie.

Stap 2: Navigeer naar de instellingen

• Klik op "Instellingen" in het navigatiemenu om naar de instellingenpagina te gaan.

Stap 3: Selecteer de juiste agenda

• Kies de agenda waarvoor je automatische e-mailbevestigingen en herinneringen wilt instellen. Als je meerdere agenda's hebt, kies dan degene waarvoor je wijzigingen wilt doorvoeren.

Stap 4: Configureer de e-mailinstellingen

• Zoek de optie "E-mailmeldingen" en klik erop om de e-mailinstellingen te configureren.

Stap 5: Stel de bevestigingse-mails in voor klanten

• Schakel de optie "Klantbevestiging" in om automatische e-mailbevestigingen te verzenden naar klanten wanneer zij een afspraak boeken. Personaliseer de inhoud van de e-mail om relevante informatie zoals de afspraakgegevens, locatie en eventuele speciale instructies op te nemen.

Stap 6: Stel herinneringsmails in voor klanten

• Schakel de optie "Herinnering voor klanten" in en bepaal het tijdstip waarop automatische herinneringsmails moeten worden verzonden naar klanten voorafgaand aan hun afspraak. Zorg ervoor dat je voldoende tijd inplant om klanten op de hoogte te stellen en hen eraan te herinneren hun afspraak bij te wonen.

Stap 7: Stel herinneringsmails in voor medewerkers

• Schakel de optie "Herinnering voor medewerkers" in en bepaal het tijdstip waarop automatische herinneringsmails moeten worden verzonden naar medewerkers om hen eraan te herinneren aanstaande afspraken voor te bereiden.

Stap 8: Personaliseer de e-mailinhoud en instellingen

• Pas indien gewenst de inhoud en het uiterlijk van de e-mailmeldingen aan door de beschikbare opties te verkennen. Hier kun je bijvoorbeeld de sjabloon van de e-mails aanpassen, aangepaste teksten toevoegen en e-mailhandtekeningen configureren.

Stap 9: Opslaan en activeren

• Klik op "Opslaan" om de wijzigingen op te slaan en de automatische e-mailbevestigingen en herinneringen te activeren. Vergeet niet om eventuele andere wijzigingen op te slaan voordat je de pagina verlaat.

Yes! Je hebt succesvol automatische e-mailbevestigingen en herinneringen ingesteld voor zowel klanten als medewerkers in Microsoft Bookings. Klanten ontvangen nu automatisch bevestigingsmails na het boeken van een afspraak en worden herinnerd aan hun afspraak voordat deze plaatsvindt. Medewerkers ontvangen ook herinneringsmails om hen te helpen zich voor te bereiden op aanstaande afspraken. Dit helpt zowel klanten als medewerkers om georganiseerd te blijven en een soepele boekingservaring te hebben. Zorg ervoor dat je regelmatig de e-mailinstellingen controleert en aanpast op basis van de behoeften van jouw bedrijf en klanten. Op deze manier kun je een professionele en geautomatiseerde communicatie-ervaring bieden en de efficiëntie van jouw boekingssysteem verbeteren.