Een document versturen vanuit SharePoint lijkt een heel stuk lastiger geworden. En op een bepaalde manier is dat ook zo. Als je nog heel erg vasthoudt aan jouw oude werkwijze, dan is het toevoegen van een document aan jouw mail heel lastig. Laat hierom jouw oude werkwijze los en bekijk alles vanuit een nieuw oogpunt.

Manier 1. Downloaden

Door documenten van SharePoint te downloaden kan je ze gemakkelijk vanuit jouw downloads toevoegen aan een mail. Deze manier komt het meest in de buurt van jouw oude werkwijze. Als je dus echt niet kan wennen, is dit jouw weg om te bewandelen.

1. Ga naar het document in SharePoint
2. Klik met je rechtermuisknop op het document
3. Kies voor 'Downloaden'
4. Het document wordt nu gedownload op jouw laptop
5. Ga naar jouw Outlook en start een nieuwe mail op
6. Klik op 'Bestand' bovenin het lint
7. Vervolgens kies je voor de optie 'Zoeken op PC'
8. Jouw Windows Verkenner opent nu
9. Navigeer naar 'Downloads'
10. Selecteer jouw documenten

Manier 2. Kopiëren naar OneDrive

Een andere manier is het kopiëren van de benodigde document(en) naar jouw OneDrive. Jouw persoonlijke OneDrive zit in jouw Windows Verkenner. Hierdoor lijkt ook deze manier nog op de oude werkwijze.

1. Ga naar de documenten op SharePoint die je wilt versturen
2. Selecteer alles wat je nodig hebt
3. Klik op 'Kopiëren naar'
4. Kies voor 'Mijn bestanden' links bovenaan
5. Selecteer een map en klik op 'Hierheen kopiëren'
6. De documenten staan nu in jouw OneDrive
7. Open een nieuwe e-mail in Outlook
8. Klik op 'Bestand' om een bijlage toe te voegen
9. Kies vervolgens voor 'Zoeken op PC'
10. Jouw Windows Verkenner opent nu
11. Ga naar de map in OneDrive waar je jouw documenten naartoe hebt gekopieerd
12. Selecteer alles wat je nodig hebt en klik op OK
13. Je bestanden zijn nu als bijlage toegevoegd

Manier 3. Document opzoeken via Outlook

En dan nu waar we allemaal naar uit hebben gekeken. De echte nieuwe werkwijze. Microsoft gaat ervan uit dat je documenten hebt bewerkt en vrijwel direct daarna gaat versturen. Dat betekent dat je niet documenten (gemakkelijk) kan toevoegen die je maanden geleden bewerkt hebt.

1. Open een nieuwe e-mail in Outlook
2. Klik op 'Bestand' bovenin het lint
3. Klik op ‘Door weblocaties heen bladeren’, vervolgens op SharePoint met de naam van je organisatie en tot slot klik je op een van de gegeven opties. Let op: het maakt echt niet uit welke je hier aanklikt.
4. Ga naar het onderdeel in Sharepoint waar het document dat je wilt gaan versturen staat opgeslagen.
5. Kopieer de koppeling van de website pagina tot je het woord ‘Forms’ ziet staan. Bekijk onderstaande afbeelding als voorbeeld.
6. Kopieer deze link en ga vervolgens terug naar je e-mail.
7. Klik op het witte gedeelte van de balk bovenaan.
8. Plak de URL die je hebt gekopieerd vanuit SharePoint nu in de balk.
9. Klik op ‘Enter’ op je toetsenbord.
10. Je ziet nu alle mappen in dat onderdeel in SharePoint.
11. Navigeer naar het document en klik op ‘Toevoegen’.