Het is belangrijk om aan te geven wanneer een bericht urgent of belangrijk is. Hieronder hebben we daarom dit verschil duidelijk gemaakt. De keuze in hoe en wanneer je diegene bereikt heeft te maken met het urgentieniveau van het bericht.

Standaard bericht

Standaard berichten stuur je op het moment dat je antwoord ontvangt op het moment dat de ontvanger daar tijd voor heeft. Om berichten op de standaard wijze te versturen hoef je niets extra’s te doen dan zoals je nu gewend bent om chatberichten te versturen via Microsoft Teams.

Voorbeelden van standaard berichten:

• Navragen wat de status is van een klantverzoek/werkzaamheden.
• Inplannen van een vergadering.
• Melden dat je later bij een meeting aanwezig zal zijn.

Belangrijk bericht

Als je een belangrijk bericht hebt voor een collega dan bel je diegene eerst op. Dit is onafhankelijk van de status van die collega. Als diegene niet opneemt, dan stuur je een chat bericht met de bezorgingsoptie ‘Belangrijk’. Hierin verzoek je de ontvanger om diezelfde dag nog contact met jou op te nemen, door middel van de tekst

“Zou je mij zo snel mogelijk kunnen terugbellen?”

Voorbeelden van belangrijke berichten:

• Als je met een klant spreekt diezelfde dag en je moet nog iets overeenstemmen met een collega.
• Als er diezelfde dag iets geregeld dient te worden i.v.m. leveringstijd.

Urgent bericht     

Een urgent bericht is als er een noodsituatie is die direct overlegd en opgelost moet worden. Denk hierbij aan situaties zoals verkeerd ingestelde rechten waardoor alle medewerkers van een klant inzage hebben in de HR gegevens. Bij urgente berichtgeving bel je diegene gelijk op, ongeacht zijn of haar status. Indien diegene niet na één maal opneemt, bel je direct nog een keer. Mocht reactie uitblijven, verstuur je een dringend verzoek tot terugbellen via Microsoft Teams. In het bericht verstuur je de volgende tekst

“Zou je mij zo snel mogelijk kunnen terugbellen? ”

Voorbeelden van urgente berichten:

• Door het foutief instellen van machtigingen van een applicatie kunnen mensen nu informatie inzien dat niet voor hen bedoeld is.
• Een cruciaal systeem bij een klant is vastgelopen en er dient direct naar gekeken te worden.