Deze instructie legt uit hoe je de functionaliteit 'E-mailsjablonen' kan gebruiken in Microsoft Outlook om tijd te besparen bij het opstellen van veelvoorkomende e-mails. Met e-mailsjablonen kun je vooraf opgestelde e-mailberichten maken en deze hergebruiken wanneer dat nodig is. Volg de onderstaande stappen om e-mailsjablonen te gebruiken.
Stap 1: Open Microsoft Outlook op jouw computer.
Stap 2: Klik op de knop 'Nieuw e-mailbericht' om een nieuw e-mailbericht te openen.
Stap 3: Stel het onderwerp en de inhoud van de e-mail op zoals je normaal zou doen. Voeg eventuele standaardtekst en opmaak toe die je in je sjabloon wilt opnemen.
Stap 4: Ga naar het tabblad 'Bestand' in de menubalk bovenaan het scherm.
Stap 5: Klik op de knop 'Opslaan als' om het dialoogvenster 'Opslaan als' te openen.
Stap 6: In het dialoogvenster 'Opslaan als' selecteer je de gewenste locatie waar je het sjabloon wilt opslaan, bijvoorbeeld de map 'Documenten' op je computer.
Stap 7: Geef het sjabloon een duidelijke en beschrijvende naam, zodat je het gemakkelijk kunt vinden en herkennen. Bijvoorbeeld, 'Bedankbriefsjabloon'.
Stap 8: In het vervolgkeuzemenu 'Opslaan als type' selecteer je 'Outlook-sjabloon (*.oft)'.
Stap 9: Klik op 'Opslaan' om het e-mailsjabloon op te slaan.
Stap 10: Wanneer je in de toekomst een e-mail wilt opstellen op basis van het sjabloon, ga je naar het tabblad 'Start' en klik je op de knop 'Nieuwe items'. Kies 'Meer items' en selecteer 'Formulieren'.
Stap 11: In het vervolgkeuzemenu selecteer je 'Uit sjabloon kiezen'.
Stap 12: Blader naar de locatie waar je het sjabloon hebt opgeslagen, selecteer het gewenste sjabloon en klik op 'Openen'.
Stap 13: Het e-mailsjabloon wordt geopend als een nieuw e-mailbericht. Je kunt de ontvanger, het onderwerp en eventuele andere specifieke details aanpassen voordat je de e-mail verzendt.
Met e-mailsjablonen kun je tijd besparen bij het opstellen van herhaaldelijke e-mails. Zorg ervoor dat je duidelijke en overzichtelijke sjablonen maakt die gemakkelijk te vinden en te gebruiken zijn. Op deze manier kun je efficiënt werken en consistentie behouden in je e-mailcommunicatie.