Het filteren van gegevens is een handige functie in Microsoft Excel waarmee je specifieke records kunt weergeven op basis van door jou opgegeven criteria. Met filters kun je snel de gewenste gegevens bekijken zonder de rest van de gegevens te hoeven doorzoeken. In deze instructie zal ik je laten zien hoe je op een eenvoudige manier gegevens kunt filteren in Microsoft Excel, zelfs als je een beginner bent.
Voorbeelden
- Stel dat je een grote lijst met klantgegevens hebt en je wilt alleen de klanten in een specifieke regio bekijken. Met behulp van filters kun je eenvoudig de records filteren op basis van de gewenste regio.
- Misschien heb je een spreadsheet met verkoopgegevens en je wilt alleen de records van een specifieke verkoper bekijken. Met filters kun je snel alle records van die verkoper weergeven.
Zo werkt het filteren
- Zorg ervoor dat je je spreadsheet hebt geopend in Excel en selecteer de gegevens die je wilt filteren. Dit kan een enkele kolom zijn of meerdere kolommen met gegevens.
- Ga naar het tabblad 'Gegevens' in het Excel-lint bovenaan en zoek de groep 'Sorteren en filteren'. Klik op de knop 'Filter' om filters in te schakelen voor de geselecteerde gegevens. Je ziet nu kleine pijltjes verschijnen naast de koppen van de geselecteerde kolommen.
- Klik op het pijltje naast de kolomkop waarop je wilt filteren. Er verschijnt een vervolgkeuzemenu met verschillende filteropties, zoals tekstfilters, getalfilters, datumsfilters enzovoort.
- Kies de filteroptie die het beste past bij jouw behoeften. Je kunt bijvoorbeeld filteren op specifieke waarden, teksten die beginnen met bepaalde letters, waarden die groter of kleiner zijn dan een bepaald getal, enzovoort. Selecteer de gewenste optie in het vervolgkeuzemenu.
- Nadat je een filteroptie hebt geselecteerd, past Excel automatisch het filter toe en worden alleen de records weergegeven die voldoen aan de opgegeven criteria. De andere records worden tijdelijk verborgen.
Wat je niet moet vergeten
- Zorg ervoor dat je de juiste kolom selecteert om op te filteren. Als je bijvoorbeeld wilt filteren op verkopersnaam, moet je de juiste kolom selecteren waarin de verkopersnamen staan.
- Je kunt meerdere filters toepassen op verschillende kolommen om je gegevens verder te verfijnen. Klik gewoon op de pijltjes naast andere kolomkoppen en pas de filters toe zoals gewenst.
- Om het filteren ongedaan te maken en alle gegevens weer te geven, ga je terug naar het tabblad 'Gegevens' en klik je op de knop 'Filter' om de filters uit te schakelen. Hierdoor worden alle verborgen records weer zichtbaar.
- Als je nieuwe gegevens toevoegt aan de spreadsheet nadat je filters hebt toegepast, moet je de filters mogelijk bijwerken. Klik met de rechtermuisknop op een van de kolomkoppen met filters en kies 'Filter bijwerken' om de filters opnieuw toe te passen op de bijgewerkte gegevens.
- Filters kunnen ook worden aangepast en verfijnd. Je kunt opnieuw op de pijltjes naast de kolomkoppen klikken en nieuwe criteria selecteren of bestaande criteria wijzigen om je gegevens verder te filteren.
- Vergeet niet om de filters uit te schakelen wanneer je klaar bent met het werken met de gegevens of als je de spreadsheet wilt afdrukken. Dit zorgt ervoor dat alle records weer zichtbaar zijn en voorkomt onbedoelde filters op toekomstige bewerkingen.
Nu kun je aan de slag gaan en gegevens filteren in Excel om de gewenste records te bekijken op basis van specifieke criteria.