Hallo daar! Leuk dat je de tijd neemt om deze blog te lezen. Ik ga het hebben over Microsoft Acces. Dit is een applicatie die door weinig mensen wordt gebruikt, maar toch echt wel een krachtige applicatie blijkt te zijn. Door de grote onbekendheid wijd ik deze blog aan wat de applicatie precies is en waarvoor je het goed kan inzetten.
Tevens zal ik de komende tijd erop gericht zijn om veel instructie (video's) te gaan maken over Microsoft Access. Het is namelijk tijd dat ook deze applicatie de aandacht krijgt die het verdiend! 😁
Wat is Microsoft Access
Microsoft Access is een informatie management systeem waar je data in kan opslaan, bijwerken en analyseren. Het is een Microsoft applicatie, welke op het eerste gezicht iets weg heeft van Excel en Power BI. De functionaliteiten zijn echter in sommige aspecten uitgebreider, maar soms ook weer beperkt. Microsoft Acces helpt jou bij grote hoeveelheden data. Een belangrijk onderdeel is de mogelijkheid relaties tussen tabellen vast te kunnen leggen en om overal gemakkelijk data te wijzigen en toevoegen.
De kern en basis van ieder Microsoft Access bestand zijn tabellen. In de tabellen wordt alle data ingevoerd en worden de relaties met andere tabellen gelegd. Als tabellen een relatie hebben met elkaar, is er een speciaal veld in de tabel waarin er naar een onderdeel uit een andere tabel verwezen wordt. Noodzakelijk is wel dat je vooraf goed nadenkt over de inrichting van je data. Dit kan namelijk gevolgen hebben op lange termijn, als meer data de tabel gaat vullen. Alle rijen in de tabel hebben een uniek nummer, zodat je hiernaar kan verwijzen in andere onderdelen van je Microsoft Access.
Nadat je een basis hebt gelegd in de tabellen, maak je gebruik van formulieren. Hiervoor hoef je de tabel enkel op te slaan. Vervolgens kan je gemakkelijk zelf een formulier gaan maken. Hierbij kan je alles toevoegen uit je data en precies neerzetten waar jij wilt. Tevens heb je hier nog allerlei soorten opmaak mogelijkheden, zoals kleur, grote en lettertype. Het formulier kan je delen in met intern en extern. Alle gegevens die in het formulier gezet worden, komen vervolgens in jouw database terecht. Super handig dus voor het aanmelden voor een evenement of sollicitatie!
Niet technisch aangelegd? Geen zorgen. Ook jij gaat dit snel onder de knie krijgen.
Betekend dit dan dat je direct alles gaat begrijpen? Nee, dat helaas niet. Je zult op het begin altijd even moeten zoeken naar waar de juiste knop zit. Na een paar keer klikken heb je hem echt wel gevonden. Zo niet, Google dan hetgeen dat je zoekt en er zijn duizenden zoekresultaten die jou laten weten waar je moet zijn.
Waarvoor gebruik je Microsoft Access
Microsoft Acces is ontzettend handig als je een eigen database wil maken en (laten) vullen. Het is ontzettend gemakkelijk om data velden toe te voegen en bij te werken. Daarnaast kan je ook gebruikmaken van allerlei formules om tot de gewenste data te komen. Dit maak het gebruikersgemak op hetzelfde niveau als Microsoft Excel. De extra functionaliteit die Microsoft Acces heeft ligt het voor het grootste gedeelte in de formulieren en het gemakkelijk koppelen van verschillende tabellen.
Microsoft Acces is voor veel data sets ontzettend handig. Natuurlijk is het fijn om sprekende voorbeelden te krijgen. Hierom heb ik nagedacht wat voor veel organisaties een uitkomst kan blijven. Zo kan je je eigen tabel maken waaraan een sollicitatieformulier is gekoppeld. Zodra een sollicitant het formulier heeft ingevuld, komen alle gegevens in jouw dataset terecht. Of je maakt een formulier waar mensen zich op kunnen aanmelden. Vervolgens komen alle aanmeldingen in jouw Microsoft Access terecht.
Het verschil tussen Access en Excel
Met Microsoft Excel kan je gegevens plaatsen, formules maken welke uitkomen tot een dashboard. Je kunt hier alleen geen formulieren op maat maken, waarbij de antwoorden in je dataset komen te staan. Met Microsoft Access kan je het allemaal.
Verder is Microsoft Access minder gevoelig voor menselijke (typ)fouten dan een Microsoft Excel spreadsheet. Stel dat je een spreadsheet zou bijhouden van alle mensen die jouw winkel bezoeken. Zo kan het zijn dat iemand eerst zijn geboortenaam aangeeft. Deze man komt vervolgens nog een keer langs diezelfde dag en geef dan zijn roepnaam door. Johannes wordt Johan. Ondanks dat het dezelfde klant is, zal hij als twee verschillende personen in de spreadsheet komen te staan. Zo kunnen er meer menselijke fouten ontstaan in een spreadsheet.
Door met Microsoft Access gebruik te maken van de formulieren kan je veel van bovengenoemde menselijke fouten. Daarnaast is je productiviteit hoger als je Microsoft Access gebruikt. Het invullen van gegevens gaat snel en gemakkelijk door de formulieren en door het gebruik van verwijzingen naar tabellen is het ook gemakkelijk om gegevens aan te passen. Tot slot kan er in Microsoft Access maar één waarheid zijn. Dit zorgt voor betere en betrouwbare dataset. Wat uiteindelijk leidt tot betere beslissingen en duidelijk inzicht. Op het gebied van visualisatie, zoals grafieken is Microsoft Access ook geavanceerder dan Excel.
