Onboarding inrichten

Bij de Synigo Pulse Workspace kan je inrichten dat iedereen die voor het eerst de Workspace opent, welkom wordt geheten en begeleid wordt door de pagina. Hierbij kan je gebruikmaken van statische en dynamische tekst.

Dit is hoe het werkt.

In de CMS omgeving van Synigo kan je naar de achterkant van de website; daar waar je alles kan inrichten. Je dient de juiste rechten te hebben om hier in te loggen.

Zodra je bent ingelogd, moeten we de onboarding gaan toevoegen aan de Workspace. Dit doen we bij 'Organization Settings' door op de drie puntjes te klikken. Je krijgt dan de mogelijkheid om iets nieuws toe te voegen aan je omgeving. Zo zie je onderaan alle keuzes ook 'Onboarding process' staan. Deze gaan we uiteraard aan klikken.

Toevoegen Onboarding op de Synigo Pulse Workspace

Je kunt vervolgens alle vijf de onderdelen van de onboarding gaan toevoegen. Let wel op dat je deze alle vijf in een bepaalde volgorde moet aanmaken. Wijk je hier vanaf, dan is de kans groot dat het proces niet werkt. De nieuwe medewerkers krijgen dan een ERROR 404 not found en dat wil je natuurlijk niet. Na het aanmaken van het Onboarding Process, klik je rechts onder op 'Save and publish'.

Dynamische tekst

Voordat we beginnen, moet je wat weten over dynamische tekst. Niet omdat het van noodzakelijk belang is, maar omdat het de onboarding ontzettend gaaf maakt. Dynamische tekst houdt in dat het zich aanpast op basis van een gegeven. Dit gegeven is bijvoorbeeld de medewerker die inlogt.

Zo kan je met dynamische tekst ervoor zorgen dat een medewerker persoonlijk wordt aangesproken. Hieronder vind je een lijst met codes voor dynamische tekst.

  • {user.id} 
  • {user.tenantId}  
  • {user.firstName}  
  • {user.fullName} 
  • {user.email}
  • {user.lastSigninDate} 
  • {user.memberOf} 
  • {user.preferredLanguage} 

Stap 1. Taal instellen

Als eerst gaan we de taal instellen. Klik op de drie puntjes bij het onboardingsproces die je net hebt aangemaakt. Je krijgt hier de vijf onderdelen te zien die je nodig hebt. Let op: ze staan niet in de juiste volgorde. We kiezen dus als eerst voor 'Language step'.

Tip: in de afbeelding hieronder zie je links in beeld hoe ik het heb ingericht.

Onboardingsprocess in Synigo Pulse Workspace

Zodra je deze stap hebt toegevoegd, moet je een titel en tekst invoeren. Dit zijn beide verplichte velden van dit onderdeel. Bij de tekst die je kan invoeren heet je bijvoorbeeld de nieuwe medewerker welkom op de Workspace pagina. Hierbij kan je gelijk gebruikmaken van de dynamische tekst. Scrol helemaal naar onder om de taalopties te selecteren. Gebruik jij de Workspace slechts voor één taal, selecteer dan hier alleen die taal. Tot slot klik je rechts onder op 'Save and publish'.

Stap 2. Welkom heten

Nadat de taal is ingesteld, kan je de nieuwe medewerker welkom heten in de gekozen taal. Deze stap voegen we als volgt toe. Je klikt weer op de drie puntjes bij het onderdeel Onboarding Process en kiest voor de onderste optie 'Welcome step'. Hier moet je vervolgens weer de titel en tekst invoeren. Gebruik hier bij zowel de titel als de tekst dynamische tekst. Zo kan je bijvoorbeeld als titel doen 'Hi {user.firstName}, welkom aan boord!'. Daarmee wordt de gebruiker aangesproken met zijn of haar voornaam. Daarnaast moet je een foto toevoegen als welkomsafbeelding. Hierbij is het leuk om je huisstijl goed in terug te laten komen. Tot slot klik je rechts onder op 'Save and publish'.

Stap 3. Profielfoto toevoegen

Als de nieuwe medewerker de taal heeft ingesteld en welkom is geheten, dan vervolgt de stap waarin ze hun profielfoto instellen. Deze stap zorgt ervoor dat de medewerker een profielfoto in zijn of haar Microsoft omgeving kan toevoegen. Hierdoor zie je de foto bij bijvoorbeeld Outlook, Teams en Delve.

De stap voegen we toe zoals de voorgaande stappen. Je klikt op de drie puntjes bij het Onboarding Process. Hier kies je voor de optie 'Profile picture step'. Bij deze stap is slechts de titel en tekst verplicht. Hier kan je tekstueel de nieuwe medewerker uitleggen wat de richtlijnen van de foto zijn en waarom het zo belangrijk is. Tot slot klik je rechts onder op 'Save and publish'.

Stap 4. Interesses

Vervolgens gaan we stap 4 toevoegen waarbij de nieuwe medewerkers interesses kunnen doorgeven. Zo kunnen nieuwsartikelen en evetns in de Workspace voorzien zijn van categorieën. Mochten er optionele categorieën zijn, dan kan de nieuwe medewerker in deze stap aangeven welke onderwerpen hij of zij leuk vind. Zo kan diegene bijvoorbeeld kiezen voor een bepaalde locatie en vakgebied.

Om de stap toe te voegen, klikken we weer op de drie puntjes bij Onboarding Process en kiezen voor de optie Interest Step. Hierbij geef je dit onderdeel eerst een titel en tekst. Vervolgens ga je naar het tabblad 'Sources' waarbij je alle categorieën waaruit gekozen mag worden, moet selecteren. Tot slot klik je rechts onder op 'Save and publish'.

Let op: sommige categorieën kunnen verplicht gemaakt zijn.

Stap 5. Einde Onboarding Process

Als laatste stap gaan we de medewerker laten weten dat hij of zij door de stappen heen is en kan gaan beginnen. Deze stap voegen we toe door op de drie puntjes te klikken bij Onboarding Process. Vervolgens kies je voor 'Finish step'. Hierbij moet je een titel, tekst en afbeelding toevoegen. Betreffende de tekst, kan je alvast wat verdere uitleg geven over de werking en doel van de Workspace. Eventueel kan je hier zelfs een URL plaatsen van de plek waar bijvoorbeeld instructiedocumenten staan op Microsoft SharePoint.

Dynamische groep Azure AD

Als tip wil ik je meegeven dat je een speciale onboarding omgeving kan maken voor nieuwe medewerkers. Dit automatiseer je door in de Azure AD een dynamische groep aan te maken met alle nieuwe medewerkers. Iedereen die bijvoorbeeld 4 weken pas in de Azure AD is toegevoegd, komt in de Azure AD groep genaamd 'Onboarding' terecht. Hierna wordt de gebruiker verplaatst naar een afdelings-Azure AD groep. Hiermee kan je automatisch regelen dat nieuwe medewerkers een andere Workspace omgeving zien dan collega's die al langer in dienst zijn.

Meer weten?

Bekijk de pagina voor Synigo Pulse hier. Benieuwd naar wat deze website nog meer aan informatie heeft? Ga dan naar de home page www.onlinetechtips.nl.