Duizenden ongelezen mails. Een postvak dat elke dag voller wordt. Herkenbaar? Een rommelige inbox kost niet alleen tijd, maar ook rust in je hoofd. Gelukkig kun je met een paar simpele stappen Outlook opschonen.

Stap 1: Maak een grote schoonmaakbeurt

Begin met de oudste mails. Vraag jezelf per mail af: heb ik dit ooit nog nodig? Zo niet, verwijder hem. Twijfel je? Sleep de mail dan naar een map genaamd "Archief". Zo houd je je hoofdmap leeg zonder informatie kwijt te raken.

Stap 2: Werk met mappen

Maak een paar simpele mappen aan, bijvoorbeeld "Facturen", "Klanten" en "Intern". Versleep mails naar de juiste map zodra je ze hebt gelezen en afgehandeld. Zo blijft je hoofdmap alleen gevuld met mails die nog actie nodig hebben.

Stap 3: Gebruik regels

Outlook kan bepaalde mails automatisch sorteren voor je. Dit heet een "regel". Krijg je bijvoorbeeld elke week een nieuwsbrief die je liever niet direct in je hoofdmap ziet? Dan kun je instellen dat deze automatisch naar een aparte map gaat. Dit stel je in via Bestand > Regels en meldingen.

Stap 4: De 2-minutenregel

Een simpele, maar effectieve gewoonte: kost het beantwoorden van een mail minder dan twee minuten? Doe het dan meteen. Kost het langer, plan er dan bewust tijd voor in plaats van hem te laten liggen.

Waarom Outlook opschonen werkt

Een opgeruimde inbox zorgt voor minder stress en meer overzicht. Je mist geen belangrijke mails meer tussen de rest, en je begint je werkdag niet meer met een vervelend gevoel bij het openen van je mailbox.

Neem er één keer de tijd voor, en onderhoud het daarna met de bovenstaande gewoontes. Binnen een paar weken merk je al verschil.