Welke groep medewerkers je ook hebt, je kunt er een portal voor aanmaken. Hiermee zorg je ervoor dat hun Workspace ontzettend relevant blijft. In deze instructie lees je hoe je een extra portal aanmaakt. Ken jij Synigo Pulse Workspace nog niet? Ga dan naar deze pagina.
Dit is hoe het werkt.
We beginnen gelijk met een tip! Voeg alleen jezelf op het begin toe aan de permissions van de portal. Daarmee kan je steeds zelf bekijken hoe de portal eruit ziet voor de groep medewerkers waarvoor je de portal maakt. Pas als het helemaal af is kan je de desbetreffende groep toevoegen.
Allereerst ga je naar het CMS van de Workspace, of zoals ik het vaak noem 'de achterkant van de Workspace'. Heb jij de URL naar het CMS nog niet? Dan heb je hierbij de link: https://cms4.synigopulse.com/umbraco/#/. Zorg ervoor dat je de link goed opslaat. Bijvoorbeeld in de favorieten van je internetbrowser of de favorieten widget op je Workspace, mocht deze uiteraard beschikbaar zijn.
Als je over de juiste rechten beschikt, hoef je alleen op inloggen te klikken en de rest gaat vanzelf. Vervolgens kom je in het CMS terecht. Je hoeft zelf geen hele nieuwe portal te maken, maar een nieuwe zogenoemde 'Portal Audience'. Om dit te maken, klik je op de drie puntjes bij 'Portal' en kies je voor de enige optie die je daar krijgt: 'Portal Audience'. Hiermee maak je als het ware een nieuwe intranetomgeving aan.
Vervolgens kan je die portal opnieuw inrichten met de huisstijl of aangeven dat de portal dezelfde huisstijl moet overnemen als bij 'Organization Settings'. Wil je dezelfde huisstijl hanteren? Vul dan niets in. Wil je wel een nieuwe huisstijl? Vink dan de eerste optie aan en vul alle kleurcodes en nieuw logo in.
Bij het tabblad 'Permissions' geef je aan welke Azure Active Directory (AD) groep toegang moet krijgen tot de portal. Klik op 'Add' om te zoeken naar een Azure AD groep. Klik op daarna op Save.
Let op: Het is dus van belang dat je van te voren al een groep in de Azure Active Directory hebt samengesteld, voordat je begint aan de portal. Een Azure Active Directory groep is niets meer of minder dan een groep mensen die vallen onder een bepaalde groepsnaam. Aan deze groep kan je vervolgens rechten en machtigingen hangen, die gelden voor ieder lid van de groep.
Als je de portal hebt aangemaakt, er is een titel toegewezen, de huisstijl is toegepast en de machtigingsgroep staat goed, let er dan op dat je niet direct op 'Save and publish' klikt. Je hebt bij de opslaan button nog andere opslaan opties, zoals alleen opslaan en niet direct publiceren. Als je het direct publiceert krijgen de leden van de groep ineens een lege Workspace. Dit kan frustratie en verbazing opwekken bij de gebruikers. Hierom is het beter om eerst te kiezen om het alleen op te slaan. Let erop dat je bij iedere wijziging vanaf nu kiest voor alleen 'Save'. Heb je een fout gemaakt en toch op 'Save and publish' geklikt? Kies dan snel voor de optie 'Unpublish'.
Je kunt beginnen met het toevoegen van pagina onderdelen. Zoals een lange strook of een horizontale strook op de pagina. Dit doe je door op de drie puntjes te klikken bij je nieuwe portal en te kiezen voor 'Row'. Geef de 'Row' de titel van het kolom. Bijvoorbeeld 'Links', 'Midden' of 'Rechts'. Nadat je voor alle kolommen die je wilt via deze wijze heb toegevoegd, kan je opnieuw een rij of kolom toevoegen. Klik op de drie puntjes bij de 'Row' die je eerder hebt aangemaakt. Als je meerdere van deze hebt toegevoegd, moet je deze instructie meerdere keren doorlopen. Als je op de drie puntjes bij je 'Row' hebt geklikt, klik je de optie voor 'Column' aan of te wel een kolom. Aan deze kolom kan je een CSS code toevoegen. Deze CSS code bepaald hoe jouw kolom eruit ziet.
TIP: Kopieer en plak CSS codes van andere portals
Nadat je alle kolommen hebt aangemaakt per 'Row' kan je widgets gaan toevoegen. Hier vind je heel wat instructies over verschillende widgets. Klik steeds op 'Save' als je widgets hebt toegevoegd.
Als je klaar bent met inrichten mag je dan éindelijk op 'Save and publish' klikken en ziet iedereen in de desbetreffende groep een totaal op hun ingerichte omgeving. Súper gaaf!
Let op
Als een groep toegang heeft tot meerdere portalen, dan kijkt het CMS naar de meest bovenste portal. Deze portal wordt weergeven als diegene de Workspace opent. In het voorbeeld van de tweede afbeelding gaat het dan als volgt. Stel dat ik ben toegevoegd aan de portal All en aan het portal Management. Dan ga ik alleen de portal van All zien. Deze staat namelijk boven die van Management.
Meer weten?
Bekijk de pagina voor Synigo Pulse hier. Benieuwd naar wat deze website nog meer aan informatie heeft? Ga dan naar de home page www.onlinetechtips.nl.