Versiegeschiedenis

Als je gebruik gaat maken van Microsoft SharePoint, dan krijg je daar standaard de functionaliteit versiegeschiedenis bij. Let wel op dat er pas een versiegeschiedenis wordt gehanteerd op het moment dat een document op SharePoint staat. Documenten die eerder op je OneDrive stonden (en dus wellicht voorzien zijn van verschillende versies) welke je daarna in SharePoint zet, bevat niet de versiegeschiedenis.

Locatie van de versiegeschiedenis van een document

Ieder document is voorzien van een versiegeschiedenis. Ook, al is dit document nét aangemaakt. Er bestaat dan namelijk al één versie van het document. Handig om te weten is dat een map geen versiegeschiedenis bevat.

  1. Ga naar SharePoint.
  2. Navigeer naar het document waarvan je de versiegeschiedenis wilt inzien.
  3. Klik met je rechter muis knop op het document.
  4. Kies voor 'Versiegeschiedenis'.

Alle opties voor versiegeschiedenis

Je hebt niet de mogelijkheid om af te zien van de functionaliteit versiegeschiedenis. Dit zit er nu eenmaal standaard bij als je gaat werken met SharePoint.

Wat je ziet als je de versiegeschiedenis van een bestand opent, is een overzicht van alle versienummers, wanneer het document is gewijzigd, door wie het document is gewijzigd, wat de grootte is van de versie en eventuele opmerkingen.

Afbeelding 1. Versiegeschiedenis SharePoint
Weergave

De optie weergave gebruik je als je een specifieke versie wilt inzien. Je kan er voor kiezen om het bestand bijvoorbeeld onder een andere naam op te slaan of uit te zoeken welke versie je nu eigenlijk wilt terugzetten.

Herstellen

Zodra je zeker weet dat en wat je wilt terugzetten, dan gebruik je de optie voor herstellen. Er wordt dan een kopie gemaakt van de versie die je terug wilt zetten. De herstelde versie is de versie die zich zal weergeven op het moment dat je het document opent.

Verwijderen

Veel versies betekent ook veel opslag. SharePoint zal namelijk iedere versie blijven opslaan. Hierom kan je er voor kiezen om versies te verwijderen. Deze versies kan je tot 30 dagen nog herstellen, door naar de prullenbak van SharePoint te gaan.

Tip: als je alle versies in één keer wilt verwijderen van een bestand, dan kan je het beste het document downloaden en weer uploaden op SharePoint. Vervolgens verwijder je het bestand met alle versies.