Microsoft 365 is een krachtig platform dat de productiviteit, samenwerking en communicatie binnen een organisatie kan verbeteren. Maar om optimaal gebruik te maken van de vele mogelijkheden, moeten medewerkers goed getraind worden. In deze blog delen we praktische tips om je team succesvol te trainen in Microsoft 365. Moraal: train jouw mensen!

Waarom is training in Microsoft 365 belangrijk?

• Efficiëntie verhogen: Goed getrainde medewerkers werken sneller en maken minder fouten.
• Adoptie verbeteren: Training helpt medewerkers nieuwe tools te omarmen.
• Veiligheid waarborgen: Training voorkomt dat werknemers onbewust fouten maken die de beveiliging in gevaar brengen.

Stap 1: Stel duidelijke doelen

Begin met het definiëren van wat je wilt bereiken met de training. Enkele voorbeelden:

• Basiskennis: Medewerkers leren de kernapps zoals Word, Excel, en Outlook gebruiken.
• Geavanceerde functionaliteiten: Training in tools zoals Power Automate, SharePoint of Teams.
• Specifieke werkprocessen: Training gericht op het automatiseren van terugkerende taken of het beheren van projecten.

Tip: Houd rekening met verschillende kennisniveaus binnen je team.

Stap 2: Creëer een train plan

Een goed trainingsplan helpt je om gestructureerd en effectief te werken. Denk hierbij aan:

• Inhoud: Wat moet worden behandeld? Bijvoorbeeld: basisfuncties, samenwerkingstools of beveiligingsinstellingen.
• Methode: Kies een mix van live-sessies, e-learning en praktijkoefeningen.
• Tijd: Bepaal een realistische tijdlijn voor de training.

Praktische tip: Begin met een basisintroductie en breid uit naar geavanceerdere onderwerpen naarmate de vaardigheden groeien.

Stap 3: Gebruik Microsoft Learn en Viva Learning

Microsoft biedt gratis leermiddelen aan via Microsoft Learn en Viva Learning. Deze platformen bevatten interactieve tutorials, video’s en handleidingen die medewerkers op hun eigen tempo kunnen volgen.

Aanbevolen onderwerpen:

• Basisgebruik van Teams.
• Samenwerken in SharePoint.
• Automatisering met Power Automate.
• Data visualiseren in Power BI.

Stap 4: Train praktijkgericht

Theorie is belangrijk, maar medewerkers leren het meeste door te doen. Organiseer workshops waarin ze:

• Samenwerken aan een gedeeld document in Teams.
• Een projectplan opstellen in Planner.
• Een eenvoudige workflow maken met Power Automate.

Praktische tip: Gebruik realistische scenarios die aansluiten bij de dagelijkse werkzaamheden van je team.

Stap 5: Benoem Microsoft 365-ambassadeurs

Wijs binnen je organisatie een aantal medewerkers aan als ambassadeurs. Deze personen krijgen diepgaande training en kunnen als aanspreekpunt dienen voor collega’s. Dit bevordert de kennisdeling en verlaagt de drempel om vragen te stellen.

Stap 6: Meet de voortgang

Het is belangrijk om te weten of de training effectief is. Gebruik evaluaties en feedback om te meten hoe goed de kennis wordt toegepast. Je kunt ook de volgende tools inzetten:

• Microsoft Forms: Voor het maken van quizzes en enquêtes.
• Usage Reports in Microsoft 365: Deze rapporten laten zien hoe vaak specifieke tools worden gebruikt.

Praktische tip: Vraag medewerkers welke onderwerpen ze moeilijk vinden en bied aanvullende training aan.

Stap 7: Train, ondersteun en blijf bijscholen

De technologie in Microsoft 365 evolueert continu. Zorg ervoor dat medewerkers toegang blijven houden tot nieuwe trainingen en updates. Plan periodieke sessies om nieuwe functionaliteiten te introduceren.

Tip: Maak gebruik van updates en tips die Microsoft deelt via blogs en webinars.

Veelgemaakte fouten bij training

• Teveel informatie in één keer geven: Focus op kleine, behapbare onderdelen.
• Geen follow-up: Zonder herhaling en ondersteuning wordt de nieuwe kennis snel vergeten.
• Geen rekening houden met individuele verschillen: Zorg voor flexibiliteit in je aanpak.

Conclusie

Een succesvolle training in Microsoft 365 vraagt om duidelijke doelen, een gestructureerde aanpak en continue ondersteuning. Door gebruik te maken van tools zoals Microsoft Learn, praktijkgerichte workshops en interne ambassadeurs, kun je ervoor zorgen dat je team optimaal profiteert van de mogelijkheden van Microsoft 365. Begin vandaag nog en zie hoe een goed getraind team het verschil maakt!