Aangezien je kunt bellen in Microsoft Teams, heb je ook de mogelijkheid om je voicemail in te stellen. In deze instructie lees je wat alle mogelijkheden zijn.
Tip: Mocht je geen voicemail willen instellen dan kan je het best een voicemail inspreken en de regel voor beantwoorden van oproepen zetten op 'Begroeting afspelen en de oproep beëindigen'. Daarmee kan je in je voicemail aangeven dat je graag een mail of chatbericht van diegene ontvangt en dat zijn of haar oproep wordt beëindigt.
Hier is hoe het werkt.
Allereerst start je natuurlijk Microsoft Teams op. Hier vind je niet alleen al je oproepen, maar kan je ook zaken voor jouzelf inregelen. Dit kan alleen jij instellen voor je eigen profiel. Jouw IT afdeling kan dit niet beheren per gebruiker. Hierom is het belangrijk dat alle gebruikers op de hoogte zijn van de mogelijkheid om zelf instellingen te beheren. Niemand, ook de IT afdeling, kunnen jouw persoonlijke instellingen niet inzien en dus beheren.
Om naar de instellingen van jouw voicemail te gaan, klik je bovenin op je eigen profiel. Vervolgens klapt een klein menu uit, waar je kan kiezen voor 'Instellingen'. Op de afbeelding aan de rechterkant van deze tekst heb ik op mijn profiel geklikt. In het menu dat je ziet staan, zie je ook de optie voor 'Instellingen'.
Als je bij je instellingen bent aangekomen zie je aan de linkerzijde een (vergelijkbaar) scherm. Bij Microsoft Teams zijn er tegenwoordig veel wijzigingen die achter elkaar plaatsvinden. Hierom kan het goed zijn dat jij dit leest en jouw overzicht er nét iets anders uit ziet. Geen paniek. Zoek altijd naar een soortgelijk of dezelfde benaming als dat ik jou naartoe verwijs. En dat is het onderdeel 'Oproepen'.
Nadat je hebt gekozen voor het onderdeel 'Oproepen', krijg je al een aantal opties voor je voicemail. Zo kan je al direct gaan instellen of dat je überhaupt je voicemail aan wilt hebben staan of niet. Standaard staat je voicemail aan. Daaronder geef je aan na hoeveel seconden de beller jouw voicemail ontvangt. Deze staat standaard ingesteld op 20 seconden. Je kunt hier een keuze maken uit de opties die worden aangereikt.
Daarna ga je naar het onderdeel 'Voicemail Configureren'. Deze knop staat onder bovenstaande afbeelding. Zodra je daar op klikt, kom je in een nieuw venster terecht. In dat nieuwe venster krijg je veel mogelijkheden voor het instellen van je voicemail.
Alle opties
- Je eigen begroeting opnemen
- Regel voor het beantwoorden van oproepen
- Beller een bericht laten opnemen
- Beller een bericht laten opnemen of doorschakelen naar iemand anders
- Oproep beëindigen zonder begroeting af te spelen
- Begroeting afspelen en de oproep beëindigen
- Oproep doorschakelen naar iemand anders
- Begroetingstaal instellen
- Aangepaste begroeting typen (in plaats van opnemen)
- Aangepast afwezigheidsbericht typen
- Aangeven wanneer het afwezigheidsbericht verstuurd moet worden
- Altijd
- Wanneer ik een automatisch antwoord van Outlook heb
- Wanneer ik mijn afwezigheid heb toegevoegd aan de agenda
Last but not least: beltoon wijzigen
Tot slot nog een belangrijke optie om te kunnen wijzigen: de ringtoon van Microsoft Teams. Nu we door COVID-19 veel werken met Teams kunnen veel gebruikers het standaard deuntje niet meer aanhoren. Gelukkig kan je deze wijzigen naar een ander geluid. Dit regel je in bij het onderdeel 'Oproepen'. De beltoon 'Rinkelen' is dé standaard beltoon. Je kunt door middel van het keuzemenu kiezen voor een andere beltoon. Deze kan je vervolgens af laten spelen door de play button die ernaast staat.
