Zeker bij grootte documenten kan het voorkomen dat je woorden wilt vervangen. Mogelijk heb je verschillende termen die hetzelfde betekenen gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan het herhaaldelijk gebruiken van zowel het woord 'Medewerker' als 'Werknemer' of 'Manager' en 'Leidinggevende'. Het zou voor de lezer van de tekst rustiger zijn als je hier uniformiteit in aanbrengt. Daarvoor moet je dan woorden vervangen.
- Open een Word-document waarbij je de woorden wilt vervangen.
- Klik in het Word-document op het onderdeel 'Start' in het lint.
- Vervolgens klik je bij het onderdeel 'Bewerken' op 'Vervangen'.
- Je krijgt een nieuw venster op jouw beeldscherm te zien.
- Je kan nu aangeven in het onderdeel 'Zoeken naar:', welk woord vervangen moet worden.
- En in het onderdeel 'Vervangen door:' vul je tekst in welke je wel graag wilt terug zien in jouw document.
- Dan klik je op 'Alles vervangen'. Alle woorden worden nu vervangen.
- Klik op 'OK' in de extra melding welke aangeeft dat de actie is voltooid.
- Tot slot klik je op 'Annuleren' in het venster van 'Zoeken en vervangen'.
Let op bij het gebruiken van deze functie. Bij het zoeken naar het woord dat je hebt getypt, gaat Word op zoek in losse maar ook grotere worden. Dus, als jij zoekt naar het woord 'arbeid' en je vervangt deze door 'werken', dan veranderd het woord 'handarbeid' in 'handwerken'. Je zou er hierom wellicht goed aan doen om eerst een specifiek gedeelte van de tekst te selecteren. Hierdoor zullen alleen woorden in het geselecteerde bereik meegenomen worden.